Rastreabilidade de alimentos: legislação e sistemas

O que é a rastreabilidade?

A rastreabilidade de alimentos (em inglês: traceability) é a capacidade de seguir um género alimentício, um alimento para animais ou um ingrediente através de todas as fases de produção, transformação e distribuição. Funciona nos dois sentidos:

• Upstream (para trás): do produto final até às matérias-primas e aos fornecedores
• Downstream (para a frente): da matéria-prima ou do produto até aos clientes e, por fim, ao consumidor

A legislação europeia segue o princípio de um passo atrás, um passo à frente. Não tens de ter visibilidade sobre toda a cadeia, mas tens de conseguir identificar o elo imediatamente antes e depois de ti: de quem recebeste, e a quem entregaste.

Enquadramento legal: a General Food Law

A base da rastreabilidade na UE é o Regulamento (CE) 178/2002, a General Food Law. O artigo 18.º obriga todos os operadores de empresas do setor alimentar a:

1. Conseguir identificar quem forneceu um género alimentício, um alimento para animais ou um ingrediente
2. Conseguir identificar a que empresas forneceram os seus produtos
3. Dispor de sistemas e procedimentos que disponibilizem esta informação às autoridades competentes

Isto aplica-se a cada elo da cadeia. A obrigação é tecnologicamente neutra: a lei não prescreve como o deves fazer, apenas que tens de o conseguir fazer.

O que tens de conseguir rastrear, no mínimo?

Por matéria-prima e por produto, tens de conseguir apurar a seguinte informação:

Informação	Upstream (compras)	Downstream (vendas)
Nome e morada do fornecedor/cliente	Obrigatório	Obrigatório
Identificação do produto/matéria-prima	Obrigatório	Obrigatório
Data da transação	Obrigatório	Obrigatório
Quantidade/volume	Obrigatório	Obrigatório
Número de lote	Recomendado*	Recomendado*

* Para produtos de origem animal, os números de lote são obrigatórios ao abrigo do Regulamento de Execução (UE) 931/2011, artigo 3.º, alínea g).

A obrigação de base ao abrigo da General Food Law é administrativa: quem forneceu ou recebeu o quê, quando e em que quantidade. Os números de lote não são, em rigor, obrigatórios ao abrigo do Regulamento 178/2002, mas para produtos de origem animal existe uma obrigação adicional através do Regulamento 931/2011. E mesmo sem obrigação legal, na prática os números de lote são indispensáveis: sem ligação entre lotes, numa recolha não consegues determinar que lotes de produção específicos foram afetados e tens de recolher tudo.

Os três níveis de rastreabilidade

A rastreabilidade não é binária. Há três níveis, e o nível em que estás determina a precisão com que consegues reagir numa recolha.

Nível 1: rastreabilidade ao fornecedor

Sabes que fornecedor entrega que matéria-prima. Perante um problema, consegues apurar em que produtos essa matéria-prima está presente. Mas não sabes que lote específico está em causa. É o mínimo legal ao abrigo do Regulamento 178/2002, mas numa recolha retiras mais do que o necessário.

Nível 2: rastreabilidade ao lote

Ligas lotes de compra específicos a lotes de produção específicos. O fornecedor X retira o lote 2024-0847. Pesquisas: esse lote está nos teus lotes de produção 0312 e 0315. Só esses dois têm de ser recolhidos. É este o nível que normas de certificação como FSSC 22000, BRC e IFS esperam.

Nível 3: rastreabilidade interna do processo

Para além da ligação matéria-prima-produto final, documentas o próprio processo de produção: quem executou que etapa, a que temperatura, com que resultado. Um registo de lote completo que demonstra não só o que está no produto, mas também como foi produzido.

A maioria dos produtores alimentares opera no nível 2. O nível 3 é sobretudo relevante para produtores de produtos perecíveis, produtos com data-limite de consumo e produtores que trabalham segundo normas farmacêuticas.

Rastreabilidade e HACCP

A rastreabilidade alimentar e o HACCP estão indissociavelmente ligados. O sétimo princípio HACCP (documentação e registo) exige que mantenhas um dossiê completo das tuas atividades de segurança alimentar. A rastreabilidade é uma parte central disso.

A ligação funciona nos dois sentidos:

• Do HACCP para a rastreabilidade: a tua análise de perigos determina que pontos críticos de controlo monitorizas. Os registos nesses pontos de controlo (medições de temperatura, valores de pH, inspeções visuais) formam, juntamente com o teu registo de lotes, a prova de que um determinado lote de produção foi produzido em segurança.
• Da rastreabilidade para o HACCP: se uma matéria-prima é retirada do mercado, tens de determinar através do teu sistema de rastreabilidade que lotes de produção foram afetados. Depois usas a tua documentação HACCP para avaliar se esses lotes são seguros ou têm de ser recolhidos.

Numa inspeção da ASAE, a rastreabilidade é verificada por norma. O inspetor pega num produto final à sorte e pede-te para rastreares as matérias-primas, os fornecedores e os dados de produção. Tens de o conseguir num prazo razoável. "Vou procurar e envio por email mais tarde" não é uma resposta aceitável.

O que tens de documentar?

A rastreabilidade depende de três registos. Juntos formam a cadeia que, numa recolha, tens de conseguir percorrer em minutos.

Registo de matérias-primas (compras)

Por cada matéria-prima recebida registas:

• Fornecedor (nome, morada, número de aprovação se aplicável)
• Descrição do produto e código de artigo
• Número de lote do fornecedor
• Data de receção e quantidade
• Eventuais não conformidades na receção

Registo de produção (transformação)

O elo onde compras e entregas se encontram. Por cada lote de produção registas:

• Data de produção e número de lote
• Matérias-primas usadas, com os respetivos números de lote
• Quantidades por matéria-prima
• Parâmetros do processo (temperatura, tempo, pH quando relevante)
• Prazo de validade (data de durabilidade mínima ou data-limite de consumo)
• Eventuais desvios durante a produção

Entregas (vendas)

Por cada entrega registas:

• Cliente (nome, morada)
• Descrição do produto e número de lote
• Data de entrega e quantidade
• Condições de transporte (temperatura, no caso de refrigerados/congelados)

Prazo de conservação dos dados de rastreabilidade

A General Food Law não prescreve um prazo de conservação específico, mas a orientação corrente é: conserva os dados de rastreabilidade pelo menos durante o prazo de validade do produto mais seis meses. Para produtos com validade longa (conservas, congelados) isso pode chegar a vários anos.

A rastreabilidade na tua especificação de produto

A tua especificação de produto forma a base do teu sistema de rastreabilidade. Na especificação registas que matérias-primas entram no produto, de que fornecedores vêm e em que condições o produto é produzido e conservado.

A ligação entre especificação e rastreabilidade é direta:

• Árvore de ingredientes: a receita fixa que matérias-primas e produtos intermédios entram no produto final. É a base estrutural da rastreabilidade upstream.
• Ligação a fornecedores: por matéria-prima registas o fornecedor, incluindo contactos e eventuais certificações.
• Códigos EAN/GTIN: a identificação do produto por código de barras torna possível a rastreabilidade automatizada ao longo de toda a cadeia.
• Controlo de versões: se a composição muda, tens de conseguir demonstrar que versão era válida em que momento. Sem controlo de versões, a tua rastreabilidade fica incompleta.

No Eclarion registas esta informação por produto, como parte do dossiê de especificação. Geres os fornecedores de forma centralizada e associas cada fornecedor às matérias-primas correspondentes. A árvore de ingredientes torna visível a relação entre matérias-primas e produtos finais. E o controlo de versões com snapshots imutáveis garante que, em qualquer auditoria, consegues demonstrar qual era a composição num momento específico, incluindo quem fez a alteração e quando.

Do papel e do Excel para um sistema digital

Muitos produtores ainda gerem a rastreabilidade em papel ou em folhas de cálculo. Guias de receção num dossiê, formulários de produção numa prancheta, mapas de entregas em Excel. Funciona, enquanto nada corre mal.

Mas quando algo corre mal, tem de ser rápido. Numa recolha tens horas, não dias. E é aí que descobres que o dossiê das guias de receção não está ordenado por número de lote. Que o ficheiro Excel do mês passado tem outra disposição de colunas. Que o registo de produção do turno B está num formulário diferente do turno A.

Porque é que o Excel não chega para a rastreabilidade

As limitações são as mesmas da gestão de receitas em Excel: sem relações entre dados, sem trilho de auditoria, sem pesquisa estruturada. Não consegues consultar com um clique "em que produtos finais está a matéria-prima X do fornecedor Y, lote Z?". É exatamente a pergunta que, numa recolha, tens de conseguir responder em minutos.

Porque é que um módulo ERP fica frequentemente aquém

Os sistemas ERP oferecem normalmente registo de lotes, mas falta a ligação às especificações de produto, às receitas e à rotulagem. Tens o registo de lotes no ERP, as receitas em Excel, as especificações em Word e os rótulos num programa à parte. Falta a coerência. E é precisamente essa coerência que torna a rastreabilidade eficaz: do rótulo, passando pela especificação e pela receita, até à matéria-prima e ao fornecedor. É isso que um software de rastreabilidade de alimentos tem de garantir.

Rastreabilidade e certificação

Normas de certificação como FSSC 22000, BRC e IFS estabelecem requisitos adicionais para além da General Food Law.

FSSC 22000 / ISO 22000

Exige um sistema de rastreabilidade documentado, testado no mínimo uma vez por ano através de um exercício de rastreabilidade (mock recall). A norma não prescreve um prazo específico, mas na prática os auditores usam uma orientação de quatro horas para um rastreio completo.

BRC Global Standard (BRCGS)

A única grande norma que estabelece explicitamente o requisito das quatro horas (cláusula 3.9). Exige rastreabilidade ao nível do lote, um mock recall anual e testes nos dois sentidos: upstream (até às matérias-primas) e downstream (até aos clientes). Os resultados têm de ser documentados, com pontos de melhoria.

IFS Food

Exige rastreabilidade ao nível do lote e um exercício anual, mas acrescenta uma dimensão extra: o balanço de massas. As quantidades no teu sistema de rastreabilidade têm de bater certo com o teu registo de stocks. Significa que não só consegues demonstrar para onde foram as tuas matérias-primas, como também que os números fecham.

Em todas estas normas vale o mesmo: o sistema é avaliado pela eficácia, não pela tecnologia. Fazê-lo em papel ou em digital é indiferente, desde que o consigas executar de forma rápida e fiável. Na prática, os sistemas em papel raramente cumprem a orientação das quatro horas.

Erros frequentes na rastreabilidade

Sem ligação de lotes entre compras e produção

A General Food Law exige formalmente apenas a identificação de fornecedores e clientes. Mas sem ligação entre lotes, numa recolha de matéria-prima não consegues determinar que lotes de produção foram afetados. A consequência: tens de recolher todos os produtos que contêm essa matéria-prima, independentemente do lote. Caro e desnecessário.

Rastreabilidade só em papel

Os sistemas em papel não são testados até haver um problema. E aí descobre-se que faltam formulários, que estão ilegíveis ou que não foram arquivados no sítio certo. Os sistemas digitais impõem estrutura: não consegues fechar um lote de produção sem preencher os campos obrigatórios.

Sem teste periódico (mock recall)

Se não testas o teu sistema de rastreabilidade com regularidade, não sabes se funciona. Um mock recall custa algumas horas e traz sempre pontos de melhoria. Fá-lo no mínimo uma vez por ano e depois de cada alteração significativa no teu sistema ou nos teus processos.

Falta de controlo de versões

A tua receita muda. A tua especificação é atualizada. O teu fornecedor muda. Se não consegues demonstrar que versão da receita e da especificação era válida no momento da produção, a tua rastreabilidade está incompleta. É uma das falhas mais comuns em auditorias.

Sem ligação entre sistemas

Registo de lotes no ERP, receitas em Excel, especificações em Word, dados de fornecedores numa pasta. A informação existe, mas faltam as ligações. Numa recolha tens de montar o puzzle à mão para ter o quadro completo. Isso custa tempo que não tens.

Perguntas frequentes sobre rastreabilidade

A rastreabilidade é obrigatória por lei?

Sim. O Regulamento (CE) 178/2002 (a General Food Law) obriga todos os operadores de empresas do setor alimentar a ter um sistema de rastreabilidade. Aplica-se a produtores, transformadores, distribuidores, transportadores e retalhistas.

Com que rapidez tenho de conseguir rastrear?

A lei não define um prazo específico, mas a ASAE espera que os dados de rastreabilidade estejam disponíveis sem demora. Normas de certificação como a FSSC 22000 e a BRC usam como orientação quatro horas para um rastreio completo. Na prática, os clientes esperam cada vez mais que seja possível dentro de uma hora.

Tenho de registar números de lote?

A General Food Law não o exige explicitamente, mas normas de certificação como FSSC 22000, BRC e IFS esperam rastreabilidade ao nível do lote. Na prática, o registo de lotes é indispensável para uma recolha eficaz. Sem ligação entre lotes, perante um problema tens de recolher tudo em vez de apenas os lotes afetados.

O que é um mock recall?

Um mock recall é um exercício em que simulas a recolha de um produto. Selecionas um produto final à sorte e rastreia-lo nos dois sentidos: até às matérias-primas (upstream) e até aos clientes (downstream). O objetivo é testar se o teu sistema funciona e quanto tempo demora. As normas de certificação exigem este exercício no mínimo uma vez por ano.

Como se relaciona a rastreabilidade com a marca de identificação?

A marca de identificação (a marca oval) faz parte do sistema de rastreabilidade para produtos de origem animal. A marca identifica a última unidade de transformação na cadeia e permite associar o produto a uma empresa específica. Para produtos de origem animal, a marca de identificação é obrigatória, para além das obrigações gerais de rastreabilidade.

Como organizo a rastreabilidade numa empresa pequena?

Começa pela base: regista por matéria-prima o fornecedor e o número de lote, e regista por lote de produção que matérias-primas (com números de lote) usaste. Regista por entrega o cliente e o número de lote. Com esses três registos tens um sistema de rastreabilidade funcional. Usa software que estabeleça estas ligações automaticamente, para não teres de procurar à mão numa recolha.

Onde registo os dados de rastreabilidade?

Na tua especificação de produto registas a informação estrutural: que matérias-primas, que fornecedores, que composição. No teu registo de produção fica a informação operacional: que lotes, que datas, que quantidades. Com o Eclarion geres o lado estrutural: fornecedores associados a matérias-primas, árvores de ingredientes que tornam visível a relação matéria-prima-produto final, e controlo de versões que regista cada alteração com um trilho de auditoria completo.

O fio condutor do teu sistema de qualidade

A rastreabilidade não é um exercício administrativo isolado. É a espinha dorsal do teu sistema de segurança alimentar. Liga o teu plano HACCP às tuas especificações de produto, a tua gestão de receitas ao teu registo de fornecedores, e a informação do rótulo à composição real do teu produto.

A questão não é se a organizas, mas como. Papel e folhas de cálculo funcionam até haver uma recolha. Um módulo ERP dá-te registo de lotes, mas não a ligação às tuas especificações e receitas. Uma ferramenta especializada dá-te ambos.

Com o Eclarion geres a base estrutural da tua rastreabilidade: fornecedores, matérias-primas, árvores de ingredientes, especificações de produto e histórico de versões. Tudo num só lugar, tudo com um trilho de auditoria completo, tudo pesquisável de imediato. Começa um período de teste gratuito e organiza a tua documentação de produto.