Traceerbaarheid voedingsmiddelen: wetgeving en aanpak

Wat is traceerbaarheid?

Traceerbaarheid (in het Engels: traceability) is het vermogen om een voedingsmiddel, diervoeder of ingrediënt door alle stadia van productie, verwerking en distributie te volgen. Dat gaat twee kanten op:

• Upstream (terugwaarts): van eindproduct terug naar de grondstoffen en leveranciers
• Downstream (voorwaarts): van grondstof of product naar de afnemers en uiteindelijk de consument

De Europese wetgeving spreekt van het "one step back, one step forward" principe. Je hoeft niet de hele keten te overzien, maar je moet de directe schakel voor en na jou kunnen identificeren.

Wettelijk kader: de General Food Law

De basis voor traceerbaarheid in de EU is Verordening (EG) 178/2002, de General Food Law. Artikel 18 verplicht alle exploitanten van levensmiddelenbedrijven om:

1. Te kunnen identificeren wie een levensmiddel, diervoeder of ingrediënt heeft geleverd
2. Te kunnen identificeren aan welke bedrijven zij hun producten hebben geleverd
3. Systemen en procedures te hebben waarmee deze informatie beschikbaar is voor de bevoegde autoriteiten

Dit geldt voor elke schakel in de keten. De verplichting is technologie-neutraal: de wet schrijft niet voor hoe je het moet doen, alleen dat je het moet kunnen.

Wat moet je minimaal kunnen traceren?

Per grondstof en per product moet je de volgende informatie kunnen achterhalen:

Informatie	Upstream (inkoop)	Downstream (verkoop)
Naam en adres leverancier/afnemer	Verplicht	Verplicht
Product/grondstof identificatie	Verplicht	Verplicht
Datum van transactie	Verplicht	Verplicht
Hoeveelheid/volume	Verplicht	Verplicht
Batchnummer/lotnummer	Aanbevolen	Aanbevolen

De basisverplichting is administratief: wie heeft wat, wanneer en hoeveel geleverd of afgenomen. Batchnummers zijn strikt genomen niet verplicht onder de General Food Law, maar in de praktijk onmisbaar. Zonder batchkoppeling kun je bij een recall niet bepalen welke specifieke productiepartijen zijn geraakt en moet je alles terugroepen.

De drie niveaus van traceerbaarheid

In de praktijk zijn er drie niveaus van traceerbaarheid, elk met een toenemende mate van detail en bruikbaarheid.

Niveau 1: leverancierstraceerbaarheid

Het basisniveau. Je weet welke leverancier welke grondstof levert. Bij een probleem met een grondstof kun je achterhalen uit welke producten die grondstof is verwerkt. Dit is het minimum dat de wet vereist.

Niveau 2: batchtraceerbaarheid

Je koppelt specifieke inkoopbatches van grondstoffen aan specifieke productiebatches van je eindproduct. Als leverancier X batch 2024-0847 terughaalt, weet je exact welke van jouw productiebatches zijn geraakt. Dit is het niveau dat de meeste certificeringsnormen (FSSC 22000, BRC, IFS) verwachten.

Niveau 3: interne processtraceerbaarheid

Naast de koppeling grondstof-eindproduct documenteer je ook het productieproces zelf: wie heeft wanneer welke stap uitgevoerd, bij welke temperatuur, met welk resultaat. Dit is het niveau van een volledig batchrecord of productieverslag.

De meeste voedselproducenten opereren op niveau 2. Niveau 3 is vooral relevant voor producenten van bederfelijke producten, producten met TGT-datums en producenten die voor farmaceutische normen werken.

Traceerbaarheid en HACCP

Traceerbaarheid en HACCP zijn onlosmakelijk verbonden. Het zevende HACCP-principe (documentatie en registratie) vereist dat je een compleet dossier bijhoudt van je voedselveiligheidsactiviteiten. Traceerbaarheid is daar een kernonderdeel van.

De koppeling werkt in twee richtingen:

• Van HACCP naar traceerbaarheid: je gevarenanalyse bepaalt welke kritische controlepunten je bewaakt. De registraties bij die controlepunten (temperatuurmetingen, pH-waarden, visuele inspecties) vormen samen met je batchadministratie het bewijs dat een specifieke productierun veilig is geproduceerd.
• Van traceerbaarheid naar HACCP: als een grondstof wordt teruggehaald, moet je via je traceerbaarheidssysteem bepalen welke productiebatches zijn geraakt. Vervolgens gebruik je je HACCP-documentatie om te beoordelen of die batches veilig zijn of moeten worden teruggehaald.

Bij een NVWA-inspectie wordt traceerbaarheid standaard getoetst. De inspecteur pakt een willekeurig eindproduct en vraagt je om de grondstoffen, leveranciers en productiegegevens te traceren. Dit moet je binnen redelijke tijd kunnen. "Ik zoek het op en mail het later" is geen acceptabel antwoord.

Wat moet je documenteren?

Grondstofregistratie

Per inkomende grondstof leg je vast:

• Leverancier (naam, adres, erkenningsnummer indien van toepassing)
• Productomschrijving en artikelcode
• Batchnummer of lotnummer van de leverancier
• Ontvangstdatum en hoeveelheid
• Eventuele afwijkingen bij ontvangst

Productieregistratie

Per productiebatch leg je vast:

• Productiedatum en batchnummer
• Gebruikte grondstoffen met hun batchnummers
• Hoeveelheden per grondstof
• Procesparameters (temperatuur, tijd, pH indien relevant)
• Houdbaarheidsdatum (THT of TGT)
• Eventuele afwijkingen tijdens productie

Uitgaande leveringen

Per levering leg je vast:

• Afnemer (naam, adres)
• Productomschrijving en batchnummer
• Leveringsdatum en hoeveelheid
• Transportcondities (temperatuur bij gekoeld/diepvries)

Bewaartermijn van traceerbaarheidsgegevens

De General Food Law schrijft geen specifieke bewaartermijn voor, maar de gangbare richtlijn is: bewaar traceerbaarheidsgegevens minimaal de houdbaarheid van het product plus zes maanden. Voor producten met een lange houdbaarheid (conserven, diepvries) kan dat oplopen tot meerdere jaren.

Traceerbaarheid in je productspecificatie

Je productspecificatie vormt de basis van je traceerbaarheidssysteem. In de specificatie leg je vast welke grondstoffen in het product zitten, van welke leveranciers ze komen en onder welke condities het product wordt geproduceerd en bewaard.

De koppeling tussen specificatie en traceerbaarheid is direct:

• Ingrediëntenboom: de receptuur legt vast welke grondstoffen en halffabricaten in het eindproduct zitten. Dit is de structurele basis voor upstream traceerbaarheid.
• Leverancierskoppeling: per grondstof registreer je de leverancier, inclusief contactgegevens en eventuele certificeringen.
• EAN/GTIN-codes: productidentificatie via barcodes maakt geautomatiseerde traceerbaarheid mogelijk door de keten heen.
• Versiebeheer: als de samenstelling wijzigt, moet je kunnen aantonen welke versie op welk moment geldig was. Zonder versiebeheer is je traceerbaarheid onvolledig.

In Eclarion leg je deze informatie per product vast als onderdeel van je specificatiedossier. Leveranciers beheer je centraal en koppel je aan je grondstoffen. De ingrediëntenboom maakt de relatie tussen grondstoffen en eindproducten inzichtelijk. En het versiebeheer met immutable snapshots zorgt dat je bij elke audit kunt aantonen wat de samenstelling was op een specifiek moment, inclusief wie de wijziging heeft doorgevoerd en wanneer.

Van papier en Excel naar een digitaal systeem

Veel producenten beheren hun traceerbaarheid nog op papier of in spreadsheets. Inkoopbonnen in een ordner, productieformulieren op een klembord, leveringsoverzichten in Excel. Het werkt, zolang er niets misgaat.

Maar als er iets misgaat, moet het snel gaan. Bij een recall heb je uren, geen dagen. En dan merk je dat die ordner met inkoopbonnen niet gesorteerd is op batchnummer. Dat het Excelbestand van vorige maand een andere kolomindeling heeft. Dat de productieregistratie van ploeg B op een ander formulier staat dan die van ploeg A.

Waarom Excel niet volstaat voor traceerbaarheid

De beperkingen zijn dezelfde als bij receptuurbeheer in Excel: geen relaties tussen gegevens, geen audit trail, geen gestructureerde zoekfunctie. Je kunt niet met één klik opvragen "in welke eindproducten zit grondstof X van leverancier Y, batch Z?" Dat is precies de vraag die je bij een recall binnen minuten moet kunnen beantwoorden.

Waarom een ERP-module vaak tekortschiet

ERP-systemen bieden doorgaans batch- en lotregistratie, maar de koppeling met productspecificaties, recepturen en etikettering ontbreekt. Je hebt je batchadministratie in het ERP, je recepturen in Excel, je specificaties in Word en je etiketten in een apart pakket. De samenhang ontbreekt. En juist die samenhang is wat traceerbaarheid effectief maakt: van etiket, via specificatie en receptuur, terug naar de grondstof en leverancier.

Traceerbaarheid en certificering

Certificeringsnormen als FSSC 22000, BRC en IFS stellen aanvullende eisen bovenop de General Food Law.

FSSC 22000 / ISO 22000

Vereist een gedocumenteerd traceerbaarheidssysteem dat minimaal jaarlijks wordt getest via een traceerbaarheidsoefening (mock recall). De norm verwacht dat je binnen vier uur een volledige trace kunt uitvoeren van eindproduct terug naar grondstoffen.

BRC Global Standard (BRCGS)

Vereist traceerbaarheid op batchniveau en een jaarlijkse mock recall. De norm stelt expliciet dat het systeem moet worden getest in beide richtingen: upstream en downstream. Resultaten van de mock recall moeten worden gedocumenteerd met verbeterpunten.

IFS Food

Vergelijkbare eisen als BRC: traceerbaarheid op batchniveau, jaarlijkse oefening, documentatie van resultaten. IFS benadrukt daarnaast de massabalans: de hoeveelheden in je traceerbaarheidssysteem moeten kloppen met je voorraadadministratie.

Bij al deze normen geldt: het systeem wordt beoordeeld op effectiviteit, niet op technologie. Of je het op papier doet of digitaal maakt niet uit, zolang je het snel en betrouwbaar kunt uitvoeren. In de praktijk halen papieren systemen de vier-uurs-eis zelden.

Veelgemaakte fouten bij traceerbaarheid

Geen batchkoppeling tussen inkoop en productie

De General Food Law vereist formeel alleen leveranciers- en afnemersidentificatie. Maar zonder batchkoppeling kun je bij een grondstofrecall niet bepalen welke productiebatches zijn geraakt. Het gevolg: je moet alle producten terugroepen waarin die grondstof zit, ongeacht de batch. Dat is duur en onnodig.

Traceerbaarheid alleen op papier

Papieren systemen worden niet getest tot er een probleem is. En dan blijkt dat formulieren ontbreken, onleesbaar zijn of niet op de juiste plek zijn opgeborgen. Digitale systemen dwingen structuur af: je kunt geen productiebatch afsluiten zonder de verplichte velden in te vullen.

Geen periodieke test (mock recall)

Als je je traceerbaarheidssysteem niet regelmatig test, weet je niet of het werkt. Een mock recall kost een paar uur en levert altijd verbeterpunten op. Doe het minimaal jaarlijks, en na elke significante wijziging in je systeem of processen.

Versiebeheer ontbreekt

Je receptuur wijzigt. Je specificatie wordt bijgewerkt. Je leverancier verandert. Als je niet kunt aantonen welke versie van je receptuur en specificatie geldig was op het moment van productie, is je traceerbaarheid incompleet. Dit is een van de meest voorkomende tekortkomingen bij audits.

Geen samenhang tussen systemen

Batchadministratie in het ERP, recepturen in Excel, specificaties in Word, leveranciersgegevens in een map. De informatie bestaat, maar de verbindingen ontbreken. Bij een recall moet je handmatig puzzelen om het plaatje compleet te krijgen. Dat kost tijd die je niet hebt.

Veelgestelde vragen over traceerbaarheid

Is traceerbaarheid wettelijk verplicht?

Ja. Verordening (EG) 178/2002 (de General Food Law) verplicht alle exploitanten van levensmiddelenbedrijven om een traceerbaarheidssysteem te hebben. Dit geldt voor producenten, verwerkers, distributeurs, transporteurs en retailers.

Hoe snel moet ik kunnen traceren?

De wet noemt geen specifieke termijn, maar de NVWA verwacht dat je traceerbaarheidsgegevens "onverwijld" beschikbaar kunt stellen. Certificeringsnormen als FSSC 22000 en BRC hanteren als richtlijn vier uur voor een volledige trace. In de praktijk verwachten afnemers steeds vaker dat het binnen een uur kan.

Moet ik batchnummers registreren?

De General Food Law vereist dit niet expliciet, maar certificeringsnormen als FSSC 22000, BRC en IFS verwachten traceerbaarheid op batchniveau. In de praktijk is batchregistratie onmisbaar voor een effectieve recall. Zonder batchkoppeling moet je bij een probleem alles terugroepen in plaats van alleen de geraakt batches.

Wat is een mock recall?

Een mock recall is een oefening waarbij je simuleert dat een product moet worden teruggehaald. Je selecteert een willekeurig eindproduct en traceert het in beide richtingen: terug naar de grondstoffen (upstream) en voorwaarts naar de afnemers (downstream). Het doel is om te testen of je systeem werkt en hoelang het duurt. Certificeringsnormen vereisen dit minimaal jaarlijks.

Hoe verhoudt traceerbaarheid zich tot het identificatiemerk?

Het identificatiemerk (het ovale keurmerk) is onderdeel van het traceerbaarheidssysteem voor producten van dierlijke oorsprong. Het merk identificeert de laatste verwerkingseenheid in de keten en maakt het mogelijk om het product te herleiden tot een specifiek bedrijf. Voor producten van dierlijke oorsprong is het identificatiemerk verplicht naast de algemene traceerbaarheidsverplichtingen.

Hoe richt ik traceerbaarheid in als klein bedrijf?

Begin bij de basis: registreer per grondstof de leverancier en het batchnummer, en registreer per productiebatch welke grondstoffen (met batchnummers) je hebt gebruikt. Registreer per levering de afnemer en het batchnummer. Met die drie registraties heb je een werkend traceerbaarheidssysteem. Gebruik software die deze koppelingen automatisch legt, zodat je bij een recall niet handmatig hoeft te zoeken.

Waar leg ik traceerbaarheidsgegevens vast?

In je productspecificatie leg je de structurele informatie vast: welke grondstoffen, welke leveranciers, welke samenstelling. In je productieadministratie leg je de operationele informatie vast: welke batches, welke data, welke hoeveelheden. Met Eclarion beheer je de structurele kant: leveranciers gekoppeld aan grondstoffen, ingrediëntenbomen die de relatie grondstof-eindproduct inzichtelijk maken, en versiebeheer dat elke wijziging vastlegt met een volledige audit trail.

Conclusie

Traceerbaarheid is geen losstaande administratieve exercitie. Het is de ruggengraat van je voedselveiligheidssysteem. Het verbindt je HACCP-plan met je productspecificaties, je receptuurbeheer met je leveranciersadministratie, en je etiketinformatie met de werkelijke samenstelling van je product.

De keuze is niet of je het inricht, maar hoe. Papier en spreadsheets werken tot er een recall is. Een ERP-module geeft je batchregistratie maar geen samenhang met je specificaties en recepturen. Een gespecialiseerde tool geeft je beide.

Met Eclarion beheer je de structurele basis van je traceerbaarheid: leveranciers, grondstoffen, ingrediëntenbomen, productspecificaties en versiegeschiedenis. Alles op één plek, alles met een volledige audit trail, alles direct doorzoekbaar. Start met een gratis proefperiode en breng structuur aan in je productdocumentatie.